Polityka Prywatności

📘 POLITYKA PRYWATNOŚCI / POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH (RODO)

 

Go Emc2 Sp. z o.o. – TriApart
(pełna wersja obejmująca również klauzulę check-in)

 

 

1. Administrator danych osobowych

 

Administratorem danych osobowych („Administrator”) jest:

 

Go Emc2 Sp. z o.o.
ul. Słowackiego 69/38
80-257 Gdańsk
NIP: 5842812721
E-mail: info@triapart.pl


Telefon: +48 795 462 934

 

Administrator prowadzi krótkoterminowy wynajem apartamentów pod marką TriApart.

 

 

2. Kategorie danych osobowych, które przetwarzamy

 

W zależności od sytuacji przetwarzamy następujące dane:

 

2.1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe

 

  • imię i nazwisko,

  • numer telefonu,

  • adres e-mail,

  • adres zamieszkania (faktury),

  • dane osób podróżujących ze zgłaszającym.

 

2.2. Dane meldunkowe i rezerwacyjne

 

  • daty pobytu,

  • liczba osób,

  • numer rezerwacji,

  • dane dokumentu tożsamości (w zakresie wymaganym przez prawo lub obiekt).

 

2.3. Dane finansowe

 

  • numery rezerwacji i identyfikatory płatności,

  • potwierdzenia wpłat,

  • dane niezbędne do wystawienia faktur.
    (Administrator nie przechowuje numerów kart płatniczych.)

 

2.4. Dane przetwarzane w systemie check-in online

 

  • imię i nazwisko,

  • numer telefonu i e-mail,

  • adres IP i znacznik czasu,

  • zgody udzielone przez użytkownika.

 

2.5. Dane z monitoringu (w częściach wspólnych)

 

  • zapis wizyjny z korytarzy, wejść, garaży (jeśli w danym obiekcie występuje),

  • prowadzony przez wspólnotę mieszkaniową lub administratora budynku.

 

TriApart nie prowadzi monitoringu wewnątrz apartamentów.

 

2.6. Dane wynikające z korespondencji i reklamacji

 

  • treść wiadomości, załączniki, notatki z obsługi klienta.

 

2.7. Dane marketingowe przedmiotu zgód

 

  • e-mail, telefon, preferencje, statystyki użytkowania strony.

 

 

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

 

3.1. Realizacja umowy – rezerwacja, pobyt, obsługa gościa

 

(art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

 

Przetwarzanie danych jest niezbędne do:

 

  • przyjęcia i obsługi rezerwacji,

  • przygotowania apartamentu,

  • przeprowadzenia meldunku i wymeldowania,

  • udostępnienia kodów wejścia / przekazania kluczy,

  • kontaktu przed i w trakcie pobytu,

  • wystawienia potwierdzenia rezerwacji,

  • obsługi zgłoszeń i usterek.

 

Bez tych danych nie można zrealizować usługi noclegowej.

 

 

3.2. Obowiązki prawne ciążące na administratorze

 

(art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

 

Dotyczy m.in.:

 

  • obowiązków księgowych i podatkowych,

  • obowiązku wystawienia faktury,

  • przepisów dotyczących meldunku (jeśli dotyczy obiektu),

  • archiwizacji dokumentacji.

 

 

3.3. Prawnie uzasadniony interes Administratora

 

(art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

 

W szczególności:

 

  • zapewnienie bezpieczeństwa gości i mienia,

  • zapobieganie nadużyciom i oszustwom,

  • dokumentowanie zdarzeń (korespondencja, zgłoszenia),

  • obsługa reklamacji i dochodzenie roszczeń,

  • możliwość przekazania danych ochronie lub wspólnocie,

  • prowadzenie statystyk i analiz funkcjonowania usługi.

 

 

3.4. Zgody dobrowolne

 

(art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

 

Dotyczą wyłącznie:

 

  • newsletterów,

  • ofert marketingowych,

  • otrzymywania informacji SMS/e-mail po pobycie.

 

Zgoda może być wycofana w każdej chwili, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania.

 

 

4. Źródło danych

 

Dane pozyskujemy:

 

  • bezpośrednio od gościa (rezerwacja, check-in online),

  • z portali pośredniczących (Booking.com, Airbnb itp.),

  • od osób trzecich dokonujących rezerwacji w imieniu gościa,

  • z systemów zabezpieczeń administracji budynku (monitoring).

 

 

5. Przekazywanie danych osobom trzecim

 

Dane mogą być udostępniane:

 

  • firmom sprzątającym i serwisowym współpracującym z operatorem,

  • firmom IT i dostawcom systemów rezerwacyjnych,

  • operatorom płatności (np. PayU, Stripe, Tpay),

  • księgowości operatora,

  • kancelariom prawnym, firmom windykacyjnym,

  • administratorom budynków (monitoring),

  • dostawcom usług marketingowych (jeśli wyrażono zgodę),

  • organom państwowym – gdy wymaga tego prawo.

 

Administrator nie sprzedaje danych osobowych.

 

 

6. Przekazywanie danych poza UE

 

Co do zasady nie przekazujemy danych poza UE.

 

Jeśli korzystamy z usług dostawców spoza UE (np. narzędzia mailingowe), przekazanie odbywa się wyłącznie:

 

  • na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC),

  • przy zastosowaniu dodatkowych zabezpieczeń,

  • zgodnie z RODO.

 

 

7. Okresy przechowywania danych

 

Kategoria danych Okres przechowywania
Dane rezerwacyjne i finansowe 6 lat (obowiązki księgowe)
Dane meldunkowe min. 1 rok lub do okresu wymaganego przez prawo
Dane z korespondencji 3 lata
Dane marketingowe (za zgodą) do wycofania zgody
Monitoring 7–30 dni (zarządca budynku)
Dane dot. roszczeń do 6 lat

 

8. Prawa osób, których dane dotyczą

 

Masz prawo do:

 

  • dostępu do swoich danych,

  • sprostowania danych,

  • usunięcia danych („bycia zapomnianym”),

  • ograniczenia przetwarzania,

  • przenoszenia danych,

  • sprzeciwu wobec przetwarzania danych,

  • wycofania zgód marketingowych,

  • złożenia skargi do Prezesa UODO.

 

Kontakt w sprawach RODO: info@triapart.pl

 

 

9. Bezpieczeństwo danych

 

TriApart stosuje:

 

  • szyfrowanie połączeń (SSL),

  • kontrolę dostępu do danych,

  • zabezpieczenia fizyczne obiektów,

  • systemy kodów i elektronicznych zamków,

  • kopie zapasowe danych,

  • przeszkolony personel.

 

 

10. Pliki cookies i analityka strony

 

Strona internetowa korzysta z cookies:

 

  • technicznych (niezbędnych),

  • analitycznych (statystyki ruchu),

  • funkcjonalnych,

  • marketingowych (za zgodą użytkownika).

 

Użytkownik może w każdej chwili zmieniać ustawienia plików cookies w przeglądarce.

 

 

11. Klauzula RODO dla check-in online / formularza meldunkowego

 

(Zgodnie z Twoim życzeniem klauzula została połączona w pełny dokument)

 

Dane podane w formularzu check-in są przetwarzane:

 

  • w celu realizacji pobytu (art. 6 ust. 1 lit. b),

  • w celu wypełnienia obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c),

  • w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony mienia (art. 6 ust. 1 lit. f),

  • w celu kontaktu operacyjnego przed i w trakcie pobytu,

  • w celach marketingowych — wyłącznie za zgodą.

 

Dane są niezbędne do realizacji usługi noclegowej.
Brak zgody na ich podanie uniemożliwi zameldowanie i przekazanie instrukcji wejścia.

 

 

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

 

Administrator nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji ani nie stosuje profilowania wywołującego skutki prawne wobec gości.

 

 

13. Aktualizacja polityki

 

Niniejsza polityka może ulec zmianie w przypadku:

 

  • zmiany usług administratora,

  • zmian przepisów prawa,

  • wdrożenia nowych technologii,

  • zmian w zakresie procesów rezerwacyjnych.

 

Aktualna wersja zawsze znajduje się na stronie www.triapart.pl

.